Sobat Pinterstudi - Berikut adalah contoh soal latihan Kompetensi Teknis untuk jabatan Pengelola Layanan Operasional di lingkungan Kementerian Hak Asasi Manusia (Kementerian HAM).
Profil Jabatan:
Jabatan ini berfokus pada kegiatan pengelolaan layanan umum, tata usaha, perlengkapan, dan fasilitas operasional untuk mendukung kelancaran tugas fungsi kementerian. Soal-soal ini mencakup aspek:
- Manajemen Pelayanan Umum & Fasilitas.
- Administrasi Perkantoran & Rapat.
- Pelayanan Prima (Service Excellence) Berbasis HAM.
- Penggunaan Teknologi Perkantoran.
Latihan Soal Teknis Pengelola Layanan Operasional (Kementerian HAM 2026)
Topik 1: Persiapan & Fasilitas Rapat (Meeting Management)
Soal 1
Anda bertugas menyiapkan ruang rapat untuk pertemuan antara Menteri HAM dengan perwakilan kelompok penyandang disabilitas. Sesuai dengan prinsip pelayanan berbasis HAM, persiapan operasional apa yang paling prioritas Anda pastikan di ruangan tersebut?
- Memastikan proyektor memiliki resolusi 4K.
- Menyiapkan makanan ringan yang sangat mahal.
- Memastikan aksesibilitas ruangan (jalur kursi roda tidak terhalang kabel) dan tata letak meja yang ramah bagi pengguna kursi roda.
- Memasang hiasan bunga yang banyak agar ruangan wangi.
- Mengunci pintu ruangan agar tidak ada yang masuk sebelum acara mulai.
Jawaban: C
Pembahasan:
Seorang Pengelola Layanan Operasional di Kementerian HAM harus peka terhadap Inklusivitas. Prioritas utama dalam setting ruangan untuk kelompok rentan adalah aksesibilitas fisik (lebar jalan, posisi meja, keamanan kabel) agar mereka dapat berpartisipasi dengan setara. Hal ini lebih substansial daripada kemewahan konsumsi atau hiasan.
Soal 2
Dalam kegiatan rapat dinas, tugas Anda adalah menyusun notula (catatan rapat). Bagian penting dari notula yang berfungsi sebagai dasar tindak lanjut kegiatan operasional berikutnya adalah...
- Daftar menu makan siang yang disajikan.
- Jam berapa tepatnya peserta satu per satu datang.
- Kesimpulan dan Rekomendasi/Keputusan rapat.
- Penjelasan panjang lebar mengenai curhatan peserta rapat.
- Jenis pakaian yang dikenakan pimpinan rapat.
Jawaban: C
Pembahasan:
Inti dari notula adalah Kesimpulan dan Keputusan. Bagian ini menjadi acuan operasional bagi unit kerja untuk melaksanakan tugas setelah rapat selesai. Mencatat hal-hal trivial (menu, pakaian) tidak relevan dengan fungsi operasional.
Topik 2: Administrasi Surat & Tata Usaha
Soal 3
Anda menerima surat masuk yang bersifat "Sangat Rahasia" (SR) yang ditujukan kepada Kepala Biro Umum. Prosedur operasional yang benar dalam menangani surat tersebut adalah...
- Membuka amplopnya untuk mengetahui isinya agar bisa dicatat di buku agenda.
- Menyerahkan surat tersebut dalam keadaan amplop tertutup rapat kepada alamat yang dituju atau unit pengolah yang berhak.
- Memfotokopi surat tersebut untuk arsip pribadi.
- Menceritakan kedatangan surat tersebut kepada rekan kerja.
- Membuang amplopnya dan mengganti dengan map biasa.
Jawaban: B
Pembahasan:
Surat dengan klasifikasi Rahasia atau Sangat Rahasia tidak boleh dibuka oleh petugas administrasi/resepsionis biasa. Tugas Pengelola Layanan adalah mencatat fisik surat (amplopnya) dan meneruskannya dalam keadaan tertutup kepada pejabat yang dituju untuk menjaga kerahasiaan negara.
Soal 4
Untuk memudahkan pencarian kembali dokumen fisik di lemari arsip, sistem penyimpanan yang paling tepat digunakan jika dokumen tersebut sering dicari berdasarkan nama pemohon layanan adalah...
- Sistem Abjad (Alphabetical Filing System)
- Sistem Nomor (Numerical Filing System)
- Sistem Wilayah (Geographical Filing System)
- Sistem Tanggal (Chronological Filing System)
- Sistem Subjek (Subject Filing System)
Jawaban: A
Pembahasan:
Jika keyword pencarian utama adalah Nama (nama orang/perusahaan/pemohon), maka sistem yang paling efisien (cepat temu balik) adalah Sistem Abjad.
- Sistem Subjek: Berdasarkan masalah/perihal.
- Sistem Tanggal: Berdasarkan waktu kedatangan surat.
Topik 3: Pelayanan Publik & Etika Profesi
Soal 5
Seorang tamu datang ke kantor Kementerian HAM dengan emosi tinggi karena merasa laporannya tidak ditanggapi. Ia berteriak di ruang tunggu. Sebagai petugas layanan operasional di front office, tindakan Anda adalah...
- Balik berteriak agar tamu tersebut diam.
- Memanggil satpam untuk segera mengusir tamu tersebut secara paksa.
- Tetap tenang, menghampiri tamu, mengajaknya duduk di ruang konsultasi yang lebih privat, dan mendengarkan keluhannya.
- Pura-pura sibuk dengan komputer dan mengabaikannya.
- Merekan kejadian tersebut untuk diviralkan.
Jawaban: C
Pembahasan:
Kompetensi: Pengendalian Diri & Komunikasi Efektif.
Langkah penanganan komplain: Tenangkan $\rightarrow$ Isolasi (bawa ke ruang privat agar tidak mengganggu operasional lain) $\rightarrow$ Dengarkan $\rightarrow$ Berikan Solusi. Opsi C adalah langkah paling profesional dan manusiawi.
Soal 6
Dalam mengelola layanan telepon kantor, etika standar saat menerima panggilan masuk adalah mengucapkan salam dan...
- Menanyakan "Siapa ini?"
- Menyebutkan nama instansi dan nama diri, lalu menawarkan bantuan.
- Langsung menanyakan keperluan penelepon.
- Membiarkan telepon berdering lebih dari 5 kali agar terkesan sibuk.
- Menyuruh penelepon menelepon kembali nanti.
Jawaban: B
Pembahasan:
Standar Telephone Courtesy di instansi pemerintah:
- Salam (Selamat Pagi/Siang).
- Identitas Instansi (Kementerian HAM).
- Identitas Diri (Nama penerima).
- Tawaran
Bantuan ("Ada yang bisa saya bantu?").
Contoh: "Selamat pagi, Kementerian HAM dengan Budi, ada yang bisa dibantu?"
Topik 4: Inventarisasi & Pemeliharaan Aset
Soal 7
Anda ditugaskan melakukan inventarisasi Barang Milik Negara (BMN) berupa peralatan kantor. Ditemukan sebuah kursi kerja yang rodanya rusak berat dan tidak bisa dipakai lagi. Status kondisi barang yang harus Anda catat dalam laporan inventarisasi adalah...
- Kondisi Baik
- Kondisi Kurang Baik
- Kondisi Rusak Ringan
- Kondisi Rusak Berat
- Barang Hilang
Jawaban: D
Pembahasan:
Dalam manajemen aset (BMN):
- Baik: Berfungsi sempurna.
- Rusak Ringan: Masih bisa dipakai tapi perlu perbaikan minor.
- Rusak Berat: Tidak bisa digunakan lagi untuk fungsi utamanya dan biaya perbaikan biasanya tidak ekonomis. Kondisi ini menjadi dasar usulan penghapusan aset.
Soal 8
Mengapa setiap barang inventaris kantor perlu diberikan label/kode barang?
- Agar terlihat rapi dan indah.
- Untuk membedakan barang milik pribadi pegawai dan milik negara, serta memudahkan penelusuran aset.
- Agar harga barangnya diketahui umum.
- Sebagai syarat agar barang tersebut awet.
- Untuk menempelkan nama pejabat yang menggunakan.
Jawaban: B
Pembahasan:
Tujuan pelabelan/kodifikasi aset adalah untuk Tertib Administrasi dan Pengamanan Aset. Label membedakan kepemilikan (Aset Negara vs Pribadi) dan memudahkan tracking (pelacakan) lokasi serta penanggung jawab barang tersebut.
Topik 5: Penggunaan Teknologi Informasi
Soal 9
Pimpinan meminta Anda membuat paparan (presentasi) laporan bulanan layanan operasional yang menarik dan mudah dipahami. Aplikasi perkantoran yang paling tepat Anda gunakan adalah...
- Microsoft Word
- Microsoft Excel
- Microsoft PowerPoint
- Adobe Photoshop
- Notepad
Jawaban: C
Pembahasan:
- Word: Pengolah Kata (Surat/Laporan Narasi).
- Excel: Pengolah Angka (Data Statistik).
- PowerPoint: Pembuatan Presentasi Visual.
- Photoshop: Desain Grafis (terlalu kompleks untuk laporan operasional rutin).
Soal 10
Anda diminta mengirimkan file laporan berukuran besar (2 GB) kepada unit kerja lain di luar kota melalui internet, namun email kantor memiliki batas lampiran 25 MB. Solusi operasional teknologi yang paling tepat adalah...
- Memecah file menjadi 100 email.
- Mengunggah file ke layanan Cloud Storage (Google Drive/OneDrive) dan mengirimkan tautannya (link) via email.
- Menolak tugas tersebut karena tidak mungkin dilakukan.
- Mencetak laporan tersebut dan dikirim via pos (padahal butuh cepat).
- Mengompres file hingga kualitasnya hancur.
Jawaban: B
Pembahasan:
Kompetensi: Literasi Digital.
Solusi modern untuk pengiriman file besar adalah menggunakan Cloud Storage. Cara ini efisien, cepat, dan menjaga kualitas file tetap utuh.
Tips Sukses Tes PPPK Pengelola Layanan Operasional:
- Pahami Job Desc: Fokus pada kata "Operasional". Jawaban Anda harus bersifat teknis pelaksanaan, praktis, dan mendukung kelancaran kerja orang lain.
- Pelayanan Prima: Selalu pilih jawaban yang menunjukkan sikap ramah, solutif, dan tidak birokratis berbelit-belit.
- Kerapian Administrasi: Dalam soal surat-menyurat atau arsip, pilihlah jawaban yang paling tertib, tercatat, dan prosedural.
- Konteks Kementerian HAM: Ingat bahwa pengguna layanan Anda mungkin mencakup masyarakat umum, korban pelanggaran HAM, hingga penyandang disabilitas. Selalu pilih opsi yang paling humanis dan inklusif.
Perlu Latihan dengan soal-soal seleksi CASN yang lebih banyak variasi, bisa kamu klik https://lynk.id/pinterstudi